Formål
Whistleblowerloven, jf. lov nr. 1436 af 29. juni 2021, stiller krav om, at der etableres en whistleblowerordning på alle private og offentlige arbejdspladser med 50 eller flere ansatte.
Formålet med behandlingen af personoplysninger i sager med indberetninger til Udlændingestyrelsens whistleblowerordning er at kunne undersøge indberetningerne, behandle sagerne og eventuelt træffe afgørelse eller andre foranstaltninger i sagerne.
Whistleblowerordningen har til formål at øge ansattes og samarbejdspartneres muligheder for at ytre sig om kritisable forhold, at beskytte personer, som foretager en indberetning, og at opdage fejl og forsømmelser og derved højne niveauet i styrelsens arbejde. Udlændingestyrelsen ønsker med whistleblowerordningen at sikre åbenhed og gennemsigtighed i forhold til eventuelle ulovligheder og alvorlige uregelmæssigheder i styrelsen.
Retsgrundlag
Udlændingestyrelsen kan efter whistleblowerlovens § 22 behandle personoplysninger, herunder følsomme oplysninger og oplysninger om strafbare forhold, hvis det er nødvendigt for at behandle en indberetning, som er modtaget i forbindelse med Udlændingestyrelsens whistleblowerordning. Hjemlen til behandling af personoplysningerne findes i det databeskyttelsesretlige regelsæt, herunder i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, og artikel 9, stk. 2, litra f, samt i databeskyttelseslovens § 8.
Det er en forudsætning for at kunne anvende whistleblowerlovens § 22 som grundlag for behandlingen af personoplysninger, at Udlændingestyrelsen er forpligtet til at etablere en whistleblowerordning efter whistleblowerloven, og at whistleblowerordningen er oprettet i medfør heraf.
Læs mere om Udlændingestyrelsens whistleblowerordning
Læs mere om Udlændingestyrelsens behandling af personoplysninger
Oplysningerne der behandles
Vi behandler både de oplysninger, som vi modtager om ansatte i Udlændingestyrelsen, ligesom vi behandler de oplysninger, som vi modtager om den, der henvender sig til whistleblowerordningen (whistlebloweren).
Vi kan både behandle almindelige og følsomme personoplysninger i forhold til en indberetning til styrelsens whistleblowerordning.
Vi kan eksempelvis behandle oplysninger om eksempelvis navn og adresse, men også oplysninger om eksempelvis helbred, etnicitet og politiske overbevisning. Endvidere kan der blive behandlet oplysninger om strafbare forhold, fx overtrædelse af tavshedspligt, oplysninger om grove og gentagne overtrædelser af væsentlige interne retningslinjer, f.eks. om tjenesterejser eller grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, f.eks. grov chikane, herunder af seksuel karakter.
For at vi kan behandle oplysninger om whistlebloweren, er det en forudsætning, at indberetningen ikke er afgivet anonymt. Såfremt indberetningen ikke er anonym, vil det typisk være almindelige personoplysninger, herunder whistleblowerens navn og eventuelle stillingsbetegnelse, der behandles.
Eventuelle modtagere af personoplysninger
Oplysninger om whistleblowerens identitet eller andre oplysninger, ud fra hvilke whistleblowerens identitet direkte eller indirekte kan udledes, videregives som udgangspunkt kun til andre end whistleblowerenheden efter forudgående indhentelse af whistleblowerens udtrykkelige samtykke.
Videregivelse af oplysninger internt i Udlændingestyrelsen er tilladt med henblik på gennemgang og behandling af en indberetning, jf. whistleblowerlovens § 26, stk. 3, herunder med henblik på udarbejdelse af en udtalelse til whistleblowerenheden. Der vil i disse tilfælde ikke blive indhentet samtykke til videregivelsen.
Oplysninger om whistleblowerens identitet kan også uden samtykke videregives til andre offentlige myndigheder, hvis videregivelse sker for at imødegå overtrædelser (eksempelvis en kriminel handling, der ikke har fundet sted endnu), eller med henblik på at sikre berørte personers ret til forsvar. Hvis whistleblowerens identitet videregives uden samtykke, vil whistlebloweren blive orienteret herom, herunder modtage en begrundelse for videregivelsen, medmindre underretningen vil bringe relaterede undersøgelser eller retssager i fare. Whistleblowerens identitet kan tillige videregives ved en eventuel retssag vedrørende det indberettede forhold.
Øvrige oplysninger fra en indberetning kan efter omstændighederne videregives, fx med det formål at følge op på en indberetning eller imødegå overtrædelser.
Whistlebloweren skal underrettes forud for videregivelse af oplysninger om dennes identitet, medmindre det vil bringe en relateret undersøgelse eller retssag i fare, fx hvis underretningen vil medføre risiko for, at beviser vil blive skjult eller ødelagt, risiko for påvirkning af vidner, eller hvis der er mistanke om, at indberetteren bevidst har foretaget en falsk indberetning. Det er ikke et krav efter whistleblowerloven, at whistlebloweren underrettes om videregivelse af øvrige oplysninger.
Hensynet til at beskytte whistleblowerens identitet medfører, at der gælder en række undtagelser til de regler, der skal være med til at sikre åbenhed i forvaltningen, og parternes rettigheder. Reglerne indebærer, at whistleblowerens identitet skal forblive hemmelig, men at parterne i en sag skal have adgang til sagens øvrige oplysninger. Parten i en sag skal således parthøres, men parten har ikke ret til at blive gjort bekendt med whistleblowerens identitet og andre oplysninger ud fra hvilke whistleblowerens identitet direkte eller indirekte kan udledes. Hvis whistlebloweren ikke samtykker til videregivelse af oplysningerne om sin identitet, kan det medføre, at der vil være sager, hvor det ikke er muligt at oplyse sagen tilstrækkeligt til at kunne gå videre med den (fx i personrelaterede konflikter).
I medfør af whistleblowerlovens § 25 er der indført en særlig tavshedspligt, som omfatter alle oplysninger, der indgår i en indberetning. Formålet med at indføre en særlig tavshedspligt for alle oplysninger, der indgår i en indberetning, og ikke kun oplysninger om indberetterens identitet, er at sikre et fortroligt rum for eventuelle undersøgelser, som indberetningen måtte give anledning til. Den, der forsætligt eller ved grov uagtsomhed overtræder den særlige tavshedspligt i whistleblowerlovens § 25, kan straffes med bøde, medmindre højere straf er forskyldt efter anden lovgivningen i medfør af whistleblowerlovens § 30 stk. 1, nr. 1.
Hvis en indberetning vedrører en anden offentlig myndighed, har whistleblowerenheden efter forvaltningslovens § 7, stk. 1, pligt til at vejlede afsenderen om, at henvendelsen ikke er omfattet af loven, og om, hvortil henvendelsen eventuelt kan rettes.
Opbevaring af dine oplysninger
Sager, der indberettes i medfør af whistleblowerordningen, registreres på en selvstændig sag i Udlændingestyrelsens elektroniske sagsbehandlingssystem (Public 360).
Indberetninger opbevares i overensstemmelse med de databeskyttelsesretlige regler og kun så længe som det er nødvendigt og forholdsmæssigt for at opfylde krav, der følger af whistleblowerloven, eller så længe der er en legitim grund til fortsat opbevaring. Der gælder således ikke en bestemt frist for, hvor længe indberetninger må opbevares. Udlændingestyrelsen arbejder på at få opsat en automatiseret sletning i Public360 i overensstemmelse med styrelsens slettepolitik.
Alle indberetninger vil blive opbevaret forsvarligt samt fortroligt, og det vil kun være muligt for autoriserede personer at tilgå oplysningerne. Der er derfor lavet tekniske adgangsbegrænsninger i Statens Whistleblowersystem og Public360, der sikrer, at kun de autoriserede personer, som har et legitimt formål, har adgang til indberetningerne.