Formålet med behandlingen af personoplysninger i forbindelse med lovgivningsprocessen er at kunne bistå Udlændinge- og Integrationsministeriet med at gennemføre ny lovgivning, ændre eksisterende lovgivning eller udarbejde administrative retsforskrifter, f.eks. en bekendtgørelse.
Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysningerne er baseret på databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, (behandlingen er nødvendig for offentlig myndighedsudøvelse, dvs. varetagelsen af vores opgaver på udlændingeområdet), artikel 9, stk. 2, litra f (behandling er nødvendig for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares), og databeskyttelseslovens § 8 (varetagelsen af vores opgaver på udlændingeområdet).
Som led i Udlændingestyrelsens myndighedsudøvelse er det således nødvendigt at behandle personoplysninger, hvis de konkrete sager giver Udlændinge- og Integrationsministeriet anledning til generelle overvejelser om ændring af gældende lovgivning. Vi vil i den forbindelse skulle gennemgå sagens fakta fra den konkrete udlændingesag.
Udlændingestyrelsen behandler både almindelige og følsomme personoplysninger om den person, hvis udlændingesag har givet anledning til udarbejdelsen af en retsforskrift.
Vi kan eksempelvis behandle oplysninger om opholdsgrundlag, herunder tidligere opholdsgrundlag, tilknytning til Danmark og familiemedlemmer, nationalitet mv.
Udlændingestyrelsen vil efter omstændighederne kunne videregive personoplysninger til andre offentlige myndigheder i forbindelse med lovgivningsprocessen, men personoplysninger indgår som udgangspunkt ikke i retsforskrifterne. Dette medfører, at de lovudkast mv., der sendes i høring til andre offentlige myndigheder, private mv., ikke vil indeholde personoplysninger.
Alle sager om udarbejdelse af retsforskrifter registreres med et journalnummer i Udlændingestyrelsens elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem. Vi journaliserer dokumenter med personoplysninger efter offentlighedslovens regler og videregiver dem til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler (ca. hvert 5. år). Herefter vil vi foretage en konkret vurdering af, om vi har behov for at bevare en kopi af sagerne.
