Formålet med behandlingen af personoplysninger i klagesager er at kunne behandle og træffe afgørelse i sagerne. Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysningerne er baseret på en retlig forpligtelse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c og artikel 9, stk. 2, litra f, og til varetagelsen af styrelsens opgaver, jf. databeskyttelseslovens § 8.
Udlændingestyrelsen behandler både almindelige og følsomme personoplysninger om den person, klagen vedrører, ligesom vi kan modtage oplysninger om tidligere strafbare forhold og andre lovovertrædelser. Vi kan eksempelvis behandle oplysninger som dit navn og adresse, men også oplysninger om din etniske oprindelse og religiøse overbevisning.
Vi vil efter omstændighederne og en konkret vurdering kunne videregive personoplysninger til andre offentlige myndigheder såsom: Udlændinge- og Integrationsministeriet, Udlændingenævnet, Flygtningenævnet, andre ministerier og underordnede myndigheder, kommuner, politimyndighederne, danske repræsentationer i udlandet (ambassader mv.), Folketinget, Folketingets Ombudsmand, Kammeradvokaten, Politiets Efterretningstjeneste, Forsvarets Efterretningstjeneste, Nationalt ID-center, Styrelsen for International Rekruttering og Integration og andre EU-lande.
Klagesager registreres med et journalnummer i Udlændingestyrelsens elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem. Vi journaliserer dokumenter med personoplysninger efter offentlighedslovens regler og videregiver dem til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler (ca. hvert 5. år). Herefter vil vi foretage en konkret vurdering af, om vi har behov for at bevare en kopi af sagerne. Det vil indgå i denne vurdering, om klagesagen vil kunne indgå i fremtidige sager, fx i forbindelse med genoptagelsesanmodninger mv. Hvis vi ikke har et administrativt behov for at opbevare en kopi af sagerne, vil disse blive slettet.
