Formålet med behandlingen af personoplysninger er at kunne besvare borgerhenvendelsen.
Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysningerne er baseret på en retlig forpligtelse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c. Som led i Udlændingestyrelsens myndighedsudøvelse er vi forpligtet til at behandle personoplysningerne, da vi efter forvaltningsloven og i medfør af god forvaltningsskik har pligt til at yde vejledning og bistand til personer, der retter henvendelse om spørgsmål inden for vores sagsområder.
Udlændingestyrelsen behandler kontaktoplysningerne på den person, som henvender sig. Dette sker i praksis ved, at henvendelsen registreres med henblik på at udarbejde en besvarelse til borgeren, ligesom der kan ske videregivelse af henvendelsen og øvrige oplysninger om dig, jf. nedenfor.
Der kan også behandles andre personoplysninger med henblik på at besvare henvendelsen, typisk hvis sådanne oplysninger er nævnt i henvendelsen. Der vil typisk være tale om almindelige personoplysninger, men afhængigt af henvendelsen kan der også være tale om følsomme personoplysninger.
Udlændingestyrelsen vil kunne videregive personoplysninger om dig til andre offentlige myndigheder, hvis henvendelsen har relevans for disse myndigheders opgavevaretagelse. Det drejer sig bl.a. om følgende myndigheder:
Udlændinge- og Integrationsministeriet, Udlændingenævnet, Flygtningenævnet, andre ministerier og myndigheder, kommuner, politimyndighederne, danske repræsentationer i udlandet (ambassader mv.), Folketinget, Folketingets Ombudsmand, Politiets Efterretningstjeneste, Forsvarets Efterretningstjeneste, Nationalt ID-center, Styrelsen for International Rekruttering og Integration og andre EU-lande.
Henvendelser fra borgere registreres med et journalnummer i Udlændingestyrelsens elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem. Vi journaliserer dokumenter med personoplysninger efter offentlighedslovens regler og videregiver dem til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler (ca. hvert 5. år). Herefter vil vi som udgangspunkt slette sagerne.
